Prozesse im Krankenhaus erfolgreich optimieren
Prozesse optimieren
Um Abläufe in Unternehmen zu verbessern, sind einige Schritte umzusetzen. Diese möchten wir hier kurz aufzeigen.
1. Bewusstsein schaffen durch Visualisierung
Getreu dem Motto „If you can’t draw it, you don’t understand it!“ dreht sich beim Prozessmanagement alles um Visualisierung. Wenn Unternehmen ihre Prozesse verbessern wollen, muss dafür die entsprechende Bereitschaft – auf allen Ebenen – geschaffen werden. Die Metasprache aller Ebenen ist die visualisierte Darstellung Ihres Prozesses. Hierfür gibt es verschiedene Techniken, vom Flussdiagramm über die Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) bis zu BPMN-Methode. Die Optimierung ist ein langfristiger Prozess, der die volle Unterstützung der Beteiligten braucht, soviel vorab. Damit Sie sich selbst befähigen mit allen Interessensgruppen zu sprechen und zu koordinieren, empfehlen wir als Startpunkt die Visualisierung bzw. Modellierung Ihrer Prozesse.
2. Verantwortlichkeiten festlegen
Für den Erfolg der Optimierungsmaßnahmen ist es unumgänglich, einen Prozess-Verantwortlichen festzulegen. Dies kann beispielsweise die Abteilungs- oder Klinikleitung sein. In größeren Krankenhäusern ist es sinnvoll, eine Prozessmanagerin oder einen Prozessmanager mit dieser Verantwortung zu betrauen. Oftmals sind Prozesse Fachabteilungs-übergreifend und erfordern strukturierte Kommunikation.
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3. Ist-Zustand analysieren und dokumentieren
Konzentrieren Sie sich zuerst auf die wesentlichen und wertschöpfenden Kernprozesse in Ihrer Organisation. Beobachten und visualisieren Sie einen Prozess nach dem anderen bis ins Detail. Begleiten Sie jene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die am jeweiligen Prozess beteiligt sind, und schreiben Sie ihre Arbeitsschritte detailliert nieder. Verweisen Sie auch auf die Bedeutung von Upskilling und Veränderung in Kombination mit Prozessmanagement.
Messen Sie bei einzelnen Prozessschritten auch die Zeit, die für den jeweiligen Schritt benötigt wird und dokumentieren Sie wer den jeweiligen Schritt ausgeführt hat. Dokumentieren Sie auch Warte-, Liege- oder Wegzeiten, um ein klares Bild über die tatsächliche Dauer der Abläufe zu bekommen.
4. Ziele festlegen
Definieren Sie realistische Ziele bevor Sie Änderungen diskutieren oder vornehmen wollen. Was soll erreicht werden und was NICHT? Typische Ziele einer Prozessoptimierung sind: Die Reduktion der Durchlauf- oder Wegzeiten oder eine Kostenminimierung. Weitere Ziele können sein: Flexibilität und/oder Qualität steigern oder Transparenz schaffen für gesteigerte Motivation der Mitarbeiter:innen.
5. Prozesse optimieren
Nun gilt es, die einzelnen Prozess-Schritte zu optimieren. Dabei sollten auch Verbesserungsvorschläge, die möglicherweise im Zuge der Dokumentation von den beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gegeben wurden, berücksichtigt werden. Prüfen Sie bei jedem einzelnen Schritt, ob der Ablauf durch die Optimierung – je nachdem, welches Ziel definiert wurde – kürzer oder günstiger wird. Ist das der Fall, gehen Sie zum nächsten Prozess-Schritt über. Arbeiten Sie sich so Stück für Stück durch die Abläufe, bis letztendlich der gesamte Unternehmensprozess optimiert ist.
Optimierungsmöglichkeiten sind zum Beispiel:
- Weglassen / Eliminieren ganzer Prozessschritte
- Bündeln
- Standardisieren
- Differenzieren
- Parallelisieren
- Automatisieren
- Reihenfolge ändern
- Mobilisieren
- Digitalisieren
6. Optimierten Prozess etablieren
Sind alle Abläufe optimiert, wird der verbesserte Geschäftsprozess etabliert. Gehen Sie feinfühlig vor, wenn Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den neuen Prozess kommunizieren. Diese haben den alten Prozess verinnerlicht und reagieren möglicherweise sensibel auf „gezwungene“ Veränderungen. Besinnen Sie sich hier noch einmal auf den ersten Punkt in dieser Liste: Die Visualisierung. Schaffen Sie mittels visualisierter Modelle auch bei den ausführenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Bewusstsein für die Wichtigkeit dieser Maßnahmen.
7. Prozess evaluieren
Nachdem der neue Prozess einige Male durchlaufen wurde, wird dieser evaluiert. Bitten Sie um Rückmeldung hinsichtlich Ihrer Ziele: Sind die Durchlaufzeiten kürzer? Können Kosten eingespart werden? Es ist durchaus möglich, dass nun weiteres Optimierungspotenzial auftaucht. Lassen Sie dieses in die Evaluierung des Ablaufs einfließen und optimieren Sie Ihren Unternehmensprozess so lange weiter, bis Sie Ihr Ziel erreicht haben. Abschließend ist es für das eigene Mindset natürlich wichtig zu wissen, dass Prozessmanagement eine stetig wiederkehrende Aufgabe ist.
Prozesse effektiv und effizient organisieren
Kundenbedürfnisse sollten der Ausgangspunkt für die Gestaltung von Prozessen und Arbeitsabläufen im Team sein. Deshalb haben wir ein 2-Tage-Seminar geschaffen, um die Neugestaltung von Prozessen aus der Kundenperspektive im Krankenhaus zu erarbeiten. Kliniken müssen eine Kundenperspektive annehmen, um Patient:innen in den Mittelpunkt zu stellen, aber auch die Berufsgruppen-übergreifende Zusammenarbeit zu stärken.
Die Teilnehmenden lernen eine positive und proaktive Einstellung zur Neugestaltung und Verbesserung von Prozessen. Sie stellen hierbei die Interessen und Bedürfnisse der Kunden in den Mittelpunkt. Ziel ist es, ein kundenorientiertes, aber dennoch unternehmerisches Denken aufzubauen und bestehende Prozesse daran auszurichten.
Für einen Vorgeschmack können Sie gerne unser Testmodul Prozessmanagement ansehen.
